- Что такое планирование поставок
- Организация отгрузки со склада
- Передача товара и оплата
- Отгрузка маркированного товара
Изображение от Drazen Zigic на Magnific
Чтобы повысить эффективность склада, важно грамотно организовать процесс отгрузки. Это позволит увеличить производительность, сократить сроки обслуживания покупателей и снизить издержки на каждом этапе складской логистики. В статье расскажем о планировании поставок и о том, какие инструменты помогают бизнесу оптимизировать торговлю.
Что такое планирование поставок
Цикл работы склада включает в себя множество этапов. Ключевые процессы начинаются задолго до поступления товара в складские помещения. Разберем всю цепочку отгрузки по порядку.
Планирование закупок.
На предварительном этапе компания определяет, какой товар востребован и быстро продастся. Нужно не только организовать закупку или произвести необходимое количество продукции, но и заранее продумать, где она будет храниться.Привоз.
Товары поступают на склад, где проходят этап приемки. Необходимо убедиться, что груз пришел в целости, а содержимое соответствует накладным. Если все в порядке, товары определяют на хранение.Хранение.
Продукция должна быть размещена по всем правилам: с учетом товарного соседства, допустимой нагрузки, правил безопасности и особенностей самого груза. Кроме того, важно обеспечить качественный доступ ко всему содержимому склада. Если сотрудникам каждый раз придется передвигать одни коробки ради других, это отнимет много времени.Комплектация заказа.
После продажи товар подготавливают к отгрузке, при необходимости дополнительно упаковывают. Важно организовать этот этап так, чтобы можно быстро выдать все позиции грузчикам, не нарушая остальных процессов.Отгрузка.
Зона погрузки-разгрузки должна быть оснащена необходимым оборудованием, которое упрощает процесс перемещения грузов в машины. Здесь важны удобные подъездные пути, чтобы обеспечить транспорту достаточную проходимость и понятное соблюдение очередности.
Кроме операций, выполняемых непосредственно на складе, параллельно идет офисная работа:
-
Управление запасами. Излишки и дефицит продукции на складе одинаково опасны для бизнеса. В первом случае компания теряет деньги на хранении и обслуживании запасов, во втором — теряет заказы. Владелец всегда должен знать, что у него есть на складе и в каком количестве, что пора дозаказать, какие позиции нужно реализовать в короткие сроки.
-
Документооборот и система учета. Все складские операции нуждаются в тщательном контроле. Для этого нужны специальные автоматические системы учета — они упрощают ведение документации и отслеживание всех перемещений на складе вплоть до отгрузки.
Большую часть цикла склад не взаимодействует с покупателями. До тех пор, пока не поступит заказ и не начнется подготовка к отгрузке — передаче товара следующему участнику сделки. Это ключевой этап в реализации запасов, который должен сопровождаться высоким уровнем организации и сервиса.
Отгрузка со склада осуществляется в строго определенном порядке. График отгрузки составляется в зависимости от способа доставки:
Продавец отгружает товар в транспорт покупателя. Покупатель может пригнать свои машины или воспользоваться услугами экспедиционной компании.
Продавец доставляет груз собственными силами, на своем транспорте.
Комбинированный способ, при котором продавец может доставить товар сам или передает его в момент погрузки в транспорт покупателя.
Если доставка осуществляется сторонними силами, важно четко рассчитывать сроки погрузки и соблюдать очередность, иначе могут образоваться задержки. Работать со своим транспортом проще, но в этом случае нужно дополнительно учитывать логистику и загруженность водителей.
Подготовка документов
Чтобы отгрузка товара была юридически оформлена, необходимо заранее подготовить сопроводительные документы:
Договор между продавцом и покупателем. Он содержит ключевые условия поставки, такие как количество товара, стоимость, наличие упаковки, способ доставки, а также действия в случае выявления брака, пересорта или недостачи.
Универсальный передаточный документ (УПД). Документ подтверждает фактическую передачу товара от продавца к покупателю. Также вместо УПД может использоваться бумажная товарная накладная ТОРГ-12 — ее оформляют отдельно для каждой машины.
Акт приема-передачи. В документе фиксируют детали о самом товаре: наименование, цену, вес или количество, качество, артикул и т. д. Подписывая акт, покупатель подтверждает, что получил товар в полном объеме в надлежащем состоянии, а значит, дальнейшие претензии к количеству и качеству не принимаются.
Счет-фактура для оплаты. По современным стандартам УПД заменяет счет-фактуру, но если товар отгрузили по накладным, документ нужен.
Чтобы не тратить время на погрузке на бюрократические тонкости, все документы необходимо подготовить заранее. После отгрузки их останется только подписать.
Подготовка товара к передаче
Еще один подготовительный этап заключается в непосредственной работе на складе. Получив заказ на погрузку, сотрудники приступают к его комплектации: в порядке очередности или по другому плану, предусмотренному общим распорядком. Что нужно сделать:
Проверить наличие нужных позиций в достаточном количестве.
Оценить качество товара. Партия могла пострадать, если нарушены условия хранения или она была изначально принята с дефектами.
Упаковать груз. Тип упаковки зависит от условий договора. Это могут быть мягкие варианты, например простые коробки, или жесткая обрешетка, которая предотвращает перемещение груза в кузове автомобиля.
Составить список продукции с распределением по упаковкам. Покупатель не всегда сразу распечатывает коробки, товар может переместиться на другой склад и лежать там некоторое время. Список с номерами коробок помогает быстро найти нужные позиции.
Упорядочить товары в соответствии со схемой погрузки. Стандартный вариант: габаритное и тяжелое ближе к выходу, небольшие легкие коробки — дальше, так как их будут укладывать в последнюю очередь.
Партия готова к погрузке в машины — можно переходить к следующему этапу.
Если покупатель сам отвечает за доставку товара, передача происходит непосредственно в момент отгрузки. Доставка силами продавца означает, что приемка будет происходить в месте получения при разгрузке. Задача покупателя — принять продукцию и подписать акт приемки-передачи.
При приемке могут обнаружиться недочеты: например, не хватает позиций, часть груза испорчена или водитель привез один товар вместо другого. В этом случае стороны используют еще один документ — акт расхождений. Что нужно заполнить в нем:
Суть проблемы: недостача пересорт, повреждения и т. д.
Количество продукции, которая не соответствует договору поставки.
Претензии к качеству.
Сторонам необходимо договориться о способах решения проблемы. Например, продавец пообещал довезти недостающие позиции своими силами. Это условие также стоит зафиксировать в акте расхождений.
Когда товар передан и все документы оформлены, производится расчет. Компании используют постоплату в большинстве случаев, хотя иногда в договорах встречаются другие условия.
Отгрузка маркированного товара
Список продукции, подлежащей маркировке, растет с каждым годом. В 2026 году значительная часть предпринимателей работает в системе «Честный ЗНАК» и производит отгрузку с особыми требованиями. Это нужно, чтобы конечный потребитель мог проследить путь товара от производства до магазинной полки и убедиться в его качестве. Для этого каждый этап перемещения фиксируется в единой государственной информационной системе «ГИС МТ».
Подготовка к отгрузке включает в себя проверку всех необходимых атрибутов: все товары должны быть промаркированы и заведены в учетную систему склада, фактически остатки должны сходиться с количеством в программе. Если все в порядке, можно готовить партию к отгрузке. Для этого сканируют коды маркировки на каждой единице продукции или на упаковке, если это допустимо.
Чтобы корректно произвести отгрузку маркированной продукции, необходимо передать права на коды маркировки (Data Matrix). Юридически переход производится в момент подписания универсального передаточного документа (УПД) покупателем. Для этого, у обеих сторон сделки должны быть оформлены личные кабинеты в системе «Честный ЗНАК» и подключен ЭДО для обмена УПД.
